Geschafft ⁠-⁠ Startet sofort!

Herzlichen Glückwunsch und herzlich Willkommen beim BundesMessenger! Macht eine kleine Feier und ladet ein paar Kolleg:innen ein…

Hier unserer Top 3 für den Start mit dem BundesMessenger:

• Richtet erste User:innen ein – entweder über die Kommandozeile oder das Admin-Portal (siehe Abschnitt 4)
• Lasst euch von uns die Apps für iOS und Android freigeben. Sendet hierzu einfach eine Mail an bundesmessenger@bwi.de
• Ladet die App für iOS oder Android herunter und meldet euch mit den User:innen an

Probiert es aus – ihr könnt direkt mit dem BundesMessenger loslegen!

Auf unseren Enduser-Seiten findet ihr eine ausführliche Anleitung zur Installation und Anmeldung in der App sowie zum gesamten Funktionsumfang des BundesMessenger – auf Android, iOS und dem PC.

Ladet Anwender:innen aus deiner Behörde zum BundesMessenger ein. Testet den BundesMessenger ausführlich und erlebt ihn in der Praxis.

• Startet mit einem 1:1-Chat, fügt Bilder und Dateien ein und testet Reaktionen, Antworten und Zitieren. Oder sendet einfach mal euren Standort.
• Richtet erste private Räume ein und erprobt, wie einfach Zusammenarbeit in einem Team sein kann – ganz ohne E-Mail-Ping-Pong. Erstellt Umfragen, sendet Sprachnachrichten oder fügt weitere Mitglieder hinzu.
• Erstellt einen öffentlichen Raum, am besten gleich mit einem Raumbild. Andere User:innen können diesen sofort in der Raumliste finden und dem Raum beitreten.
• Richtet auch den PC-Client ein und seht euch die Funktionalitäten dort an – alle Clients sind immer auf dem gleichen Stand (eine Internetverbindung vorausgesetzt)

Weist die Anwender:innen unbedingt auf unsere Portalseite für Endnutzer:innen hin – dort gibt’s auch jede Menge Tipps und Tricks.

Um euch die Kommunikation so einfacher zu machen haben wir einen Vorschlag für eine Mail an Anwender:innen für eure Demoumgebung vorbereitet:

Nach unserer Erfahrung können sich viele Entscheider:innen kein umfassendes Bild vom BundesMessenger machen, da sie den Mehrwert und die Möglichkeiten nicht direkt erkennen können. Ein Ziel unseres Demosystems ist, diesen Umstand zu ändern.

Stellt den BundesMessenger euren Entscheider:innen in einer Live-Präsentation vor, ladet diese direkt zum BundesMessenger ein und macht dessen Möglichkeiten interaktiv erlebbar. Hierfür eignen sich beispielsweise folgende Elemente:

• Erstellt einen öffentlichen und einen privaten Raum und verseht diesen jeweils mit einem Raumbild
• Befüllt die Räume mit Basis-Inhalten neben Chat-Nachrichten auch einem Bild, einer Datei sowie einigen Reaktionen
• Zeigt kurz die verschiedenen Clients auf – für Android, iOS und PC
• Demonstriert den parallelen Zugriff über App und PC-Client
• Startet eine Umfrage im BundesMessenger

Kleiner Tipp: der BundesMessenger mach auch auf dem iPad eine gute Figur

Vielleicht plant Ihr einen kleinen Workshop, in dem ihr den BundesMessenger mal interaktiv präsentiert? Hier ein Vorschlag für einen mögliche Ablauf:

Vorbereitung:

• Ladet euer Entscheider:innen zu einem Workshop ein – vor Ort oder auch digital. Als Zeitrahmen schlagen wir 90 – 120 Minuten vor – je nach Teilnehmeranzahl
• Bereitet für alle Teilnehmer:innen jeweils einen persönlichen Demonutzer vor (sofern diesen noch nicht auf der Demoumgebung aktiv sind)
  • Bei einem Vor-Ort-Termin: druckt den QR-Code und die Anmeldedaten für alle Teilnehmenden aus
  • Bei einem Online-Termin: bereitet für alle Teilnehmenden eine Mail mit QR-Code und Anmeldedaten vor, welche ihr dann während des Workshops versenden könnt
• Zum Einstieg könnt ihr die Idee des BundesMessenger kurz vorstellen – nutzt dafür die Informationen hier auf der Seite im Abschnitt „Die Idee“ oder schreibt uns an (siehe Abschnitt Support) – dann können wir euch gerne ein paar Folien zur Verfügung stellen
• Bittet alle Teilnehmenden, ihr Smartphone (privat oder dienstlich) mitzubringen
• Bereitet einen privaten und einen öffentlichen Raum vor, welche ihr dann während der Demo nutzen könnt. Hinterlegt in den Räumen bereits einige Nachrichten sowie ein Raum-Bild
• Legt euch auch ein paar Bild- bzw. Video-Dateien (für die Live-Demo) und eine Idee für eine Umfrage bereit
• Wenn ihr in der Demo mit einem Projektor arbeitet: stellt sicher, dass ihr den Bildschirm eines Smartphones (für die Demo) auf den Projektor übertragen könnt (bzw. bei einem Online-Meeting das Display des Smartphones im Meeting teilen könnt)

Durchführung:

• Prüft, ob alle Teilnehmenden ihr Smartphone dabei haben 😊
• Stellt die Idee des BundesMessenger vor
• Motiviert alle, den BundesMessenger auf dem (privaten) Smartphone zu installieren:
  • Bei einem Vor-Ort-Termin: verteilt die ausgedruckten Anmelde-Infos
  • Bei einem Online-Termin: sendet die vorbereiteten Mails mit den Anmelde-Infos ab
• Unterstützt ggf. bei der ersten Anmeldung
• Stellt (in einer Live-Demo) die Basis-Funktionen vor:
  • Chat (einfach direkt jemanden der Teilnehmenden anschreiben):
    • Erstellt eine Nachricht
    • Fügt eine Reaktion hinzu
    • Fügt ein Bild ein
    • Hinterlasst eine Sprachnachricht
  • Private Räume:
    • Ladet alle Teilnehmenden zum vorbereiteten Raum ein
    • Bittet alle, einen Eintrag zu erstellen oder auf einen vorhandenen zu reagieren
    • Zeigt die Möglichkeit, Texte zu formatieren
    • Startet eine Umfrage
  • Öffentliche Räume
    • Erklärt kurz den Unterschied zwischen einem privaten und einem öffentlichen Raum
    • Zeigt, wie die Teilnehmer eurem vorbereiteten Raum beitreten können

Gebt einen Ausblick auf erweiterte Möglichkeiten, insbesondere der Federation, sprich der Möglichkeit, bei Bedarf auch mit anderen Behörden zusammenzuarbeiten und gemeinsam auf Kontakte zuzugreifen (sofern das gewünscht ist).

Falls eure Entscheider:innen noch nicht so ganz überzeugt sind: das Netzwerk der Behörden, welche den BundesMessenger nutzen, wächst schnell. Je schneller ihr dabei seid, desto eher könnt ihr die neuen Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit nutzen. Bei Bedarf können wir euch sicher auch eine Behörde nennen, welche den BundesMessenger bereits nutzt – dann könnt ihr und eure Entscheider:innen in den direkten Austausch gehen.